Langsames Leben

Die Kunst, weniger zu tun: 8 Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu vereinfachen

Hinweis: Dieser Artikel über die Kunst, weniger zu tun, stammt von der Autorin Tammy Strobel.

In letzter Zeit fühlte ich mich von meinen immer länger werdenden To-Do-Listen bei der Arbeit überwältigt. Wenn ich mich überfordert fühle – und ein Burnout droht –, weiß ich, dass es an der Zeit ist, meine To-Do-Listen zu vereinfachen und langsamer zu werden. Vielleicht können Sie das nachvollziehen? Heute werde ich sieben Möglichkeiten vorstellen, wie ich meine To-Do-Listen für mehr Effizienz vereinfacht habe. Weniger tun bedeutet Gewohnheiten ändern , umarmend ruhige Zeit Und langsamer werden . Wenn Sie Aufgaben haben, die Sie überfordern, hoffe ich, dass Ihnen diese Ideen helfen. Die Kunst, weniger zu tun: 7 Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu vereinfachen

1. Halten Sie Ihre To-Do-Liste kurz

Mit über 15 Punkten auf meiner To-Do-Liste wurde sie viel zu lang, überwältigend und stressig. Weniger zu tun schien unmöglich. Um dieses Problem anzugehen, bin ich von Papierlisten auf digitale Notizen umgestiegen Notizen-App . Da ich mit zwei Kunden arbeite, habe ich meine Listen in zwei separate Dokumente aufgeteilt. Noch wichtiger ist, dass ich mir vorgenommen habe, kurze Tageslisten zu erstellen. Es ist nicht möglich, für jeden meiner Kunden 20 Aufgaben pro Tag zu erledigen, aber ich kann 3-4 Aufgaben pro Tag erledigen.

2. Probieren Sie die Eisenhower-Matrix aus

Die Priorisierung von Aufgaben entsprechend ihrer Frist hilft mir, mich tagsüber zu konzentrieren, und das ist weniger wahrscheinlich zögern . Diese Methode ähnelt einem Tool namens „The Eisenhower Matrix“. Team Asana erklärte, dass es sich bei diesem Tool um ein Aufgabenverwaltungstool handelt, mit dem Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit organisieren und priorisieren können. Mit dem Tool unterteilen Sie Ihre Aufgaben in vier Felder, basierend auf den Aufgaben, die Sie zuerst erledigen, den Aufgaben, die Sie für später planen, den Aufgaben, die Sie delegieren, und den Aufgaben, die Sie löschen.

3. Teilen Sie Aufgaben in kleine Schritte auf

Normalerweise schreibe ich drei Fördervorschläge pro Monat für meinen Kunden. Es ist hilfreich, jeden Vorschlag in kleinere Schritte zu unterteilen, z. B. die Beschreibung der Organisation in der Beschreibung fertigzustellen oder den Ausgabenabschnitt im Projektbudget zu vervollständigen. Wenn Sie sich jeden Tag auf kleine Aufgaben konzentrieren, ist die Fertigstellung eines Förderantrags – oder eines anderen Projekts – weniger überwältigend. Wenn Sie Ihre kleinen Schritte überprüfen, stellen Sie sicher, dass sie klein genug sind. Machen Sie sie klein genug, damit Sie sie erledigen können, ohne sich zu erschöpfen.

4. Mit realistischen Fristen ist es einfacher, weniger zu tun

Das Festlegen realistischer Fristen ist eine Möglichkeit, Stress und Burnout zu vermeiden. Andernfalls habe ich am Ende zu viele Aufgaben, die ich in sehr kurzer Zeit erledigen kann. Auch wenn eine Frist eine gewisse Flexibilität bietet, versuche ich, sie zu akzeptieren; insbesondere bei der Zusammenarbeit mit einem Team.

5. Verwenden Sie ein digitales Tool oder eine App

Ich liebe Papierplaner und Tagebücher. Allerdings ist Papier nicht immer hilfreich für die Erledigung von Teamprojekten. Wie ich oben erwähnt habe, habe ich begonnen, digitale To-Do-Listen und Apps wie Asana zu nutzen. Digitale Tools verfügen über tolle Funktionen wie Erinnerungen und Benachrichtigungen und werden geräteübergreifend synchronisiert. Außerdem helfen mir die Tools, zu Hause und auf Reisen den Überblick zu behalten.

6. Überprüfen und aktualisieren Sie To-Do-Listen regelmäßig

Bevor ich morgens mit der Arbeit beginne, gehe ich meine To-Do-Listen durch. Diese Routine beinhaltet das Entfernen und Hinzufügen von Aufgaben zu meinen Listen sowie das Anpassen meiner Prioritäten nach Bedarf. Regelmäßige Überprüfungen meiner To-Do-Listen helfen mir, konzentriert zu bleiben, und es ist weniger wahrscheinlich, dass ich eine Frist verpasse. Außerdem ist es mir wichtig, darüber nachzudenken, was gut funktioniert und was nicht. Da ich ständig Neues lerne, kann ich durch regelmäßige Reflexionen meine Herangehensweise an persönliche und berufliche Projekte anpassen.

7. Üben Sie das Zeitblockieren

Es hat mir geholfen, meine Zeit tagsüber zu blockieren verlangsamen Und focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin von reviewing my to-do list, selecting a task, Und dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert Und engaged in my work, Und it’s been a great way to simplify my work life.

8. Versuchen Sie es mit einer wöchentlichen To-Do-Liste statt einer täglichen

Courtney Carver schlägt vor, eine wöchentliche To-Do-Liste statt einer täglichen zu erstellen. Sie sagt, dass wir überschätzen, was wir an einem Tag erledigen können, und dass wir dazu neigen, uns besser einzuteilen, wenn wir über unsere Aufgaben im Laufe der Woche nachdenken. Sie schlägt außerdem vor, die Zeit zu genießen, wenn alle Aufgaben erledigt sind, anstatt jede Woche weitere Dinge auf die Liste zu setzen. Es ist gesund, sich auszuruhen und zu entspannen.

Bonus-Tipp: Führen Sie eine Erledigt-Liste

Manchmal beende ich meinen Arbeitstag mit dem Gefühl, dass ich nichts erledigt habe. Logischerweise weiß ich, dass das nicht stimmt. Ich werde vielleicht nicht alles von meiner To-Do-Liste abhaken, aber das schmälert nicht die Fortschritte, die ich im Laufe des Tages gemacht habe. Um dieses Gefühl zu vermeiden, habe ich begonnen, eine Erledigt-Liste zu führen. Eine Erledigt-Liste oder Reverse-To-Do-Liste ist eine Liste der Dinge, die Sie erledigen. Sie werden vielleicht feststellen, dass es besser funktioniert, am Ende des Tages eine Erledigungsliste zu schreiben, aber ich bevorzuge es, gleich morgens mit der Arbeit an einer Liste zu beginnen und sie den ganzen Tag über weiter zu ergänzen. Sie können mit einem leeren Blatt Papier oder einer neuen Notiz auf Ihrem Telefon beginnen und jedes Mal einen Eintrag vornehmen, wenn Sie eine Aufgabe erledigen oder etwas erreichen – egal, ob groß oder klein. sagt die Schriftstellerin Nandini Maharaj .

Das Führen einer Erledigt-Liste ist ein Stimmungsaufheller, weil es mir hilft, meine Erfolge wie Gewichtheben, Wäsche waschen, Arbeitsprojekte voranzubringen und mehr zu feiern.

Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, die Kunst zu erlernen, weniger zu tun.

Als Cal Newport sagte , Langsam ist einfach besser. Ich denke, die Leute sind auch dazu bereit. Versuchen Sie, ein oder zwei der oben genannten Tipps in Ihre Routine zu integrieren. Es wird Ihnen helfen, langsamer zu werden, weniger zu tun, Ihre Erfolge zu feiern und Ihre To-Do-Listen zu vereinfachen.