Anmerkung des Herausgebers: Dies ist ein Gastbeitrag von Ethan Waldman von der Cloud Coach-Blog
Namen mit Zoe
Es gibt eine falsche Vorstellung von Unordnung, mit der ich gerne aufräumen möchte: die Vorstellung, dass Unordnung nur physische Objekte sein kann. Ich glaube, dass wir im Zeitalter der digitalen Unordnung leben, und es ist meine Mission, Ihnen dabei zu helfen, dies zu vermeiden.
Hier ist das Problem
Es ist leicht, sich mit der physischen Unordnung in unserem Leben auseinanderzusetzen, denn sie ist überall. Es nimmt Platz in unseren Schränken, Regalen und Schlafzimmern ein. Es taucht auf unseren Kreditkartenrechnungen in Form von Neukäufen, Verzugszinsen und Abonnements auf.
Physische Unordnung ist in unserem Leben allgegenwärtig und hindert uns daran, glücklich zu sein, unsere Arbeit zu erledigen und ein erfüllteres Leben zu führen. Websites wie AnimalSpiritual dienen einem wichtigen Zweck: der Bekämpfung der Unordnung, in der wir leben.
Aber ich glaube, dass es noch eine andere Form von Unordnung gibt, die weniger sichtbar, aber genauso allgegenwärtig ist: digitale Unordnung.
Es ist schwieriger, digitales Durcheinander zu erkennen
Das Problem mit der digitalen Unordnung besteht darin, dass man sie viel einfacher beiseite schieben kann. Da Speicherplatz so günstig und so frei verfügbar ist, können wir einfach eine weitere externe Festplatte für 79 US-Dollar kaufen und weiterhin mehr Mist darauf speichern.
Cloud Computing lag dieses Jahr voll im Trend und die Möglichkeit, Ihre Dokumente, Fotos und Musik online zu speichern, ist ein großer Vorteil. Es ist jedoch auch eine weitere Gelegenheit, digitales Chaos dort zu verstauen, wo wir es nicht ständig sehen.
Jeder Unordnung-Experte wird Ihnen sagen, dass Unordnung, auch wenn sie Ihnen nicht direkt ins Auge fällt, einen emotionalen Tribut fordern kann. Möglicherweise haben Sie immer noch ein schlechtes Gewissen wegen des Stapels Selbsthilfebüchern in Ihrem Schrank, auch wenn Sie sie seit drei Jahren nicht mehr angeschaut haben.
Ich denke, dass das Gleiche auch für digitales Durcheinander gilt. Ersetzen Sie einfach den Schrank, den Keller oder den Dachboden durch externe Festplatten und Cloud-Speicher – Unordnung ist Unordnung.
Wo ist die digitale Unordnung am schlimmsten?
Es gibt viele Bereiche, in denen digitale Unordnung ein Problem sein kann, aber ich möchte mich besonders auf E-Mails konzentrieren. E-Mail-Unordnung ist aus mehreren Gründen schlimmer als andere Formen der digitalen Unordnung:
1. Die meisten Menschen nutzen E-Mails täglich
2. E-Mail ist das Kommunikationszentrum für unsere Geschäfte, unser soziales Leben und unsere Beziehungen
3. Auch wenn wir über Twitter und Facebook eher sozial interagieren, erhalten wir die meisten Aktionsnachrichten per E-Mail, sodass die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Nachrichten häufen, viel größer ist.
Passend zum Thema „Be More With Less“ möchte ich Ihnen einige Techniken vorstellen, wie Sie den E-Mail-Aufruhr reduzieren können, damit Sie mit weniger digitalem Durcheinander leben können. Betrachten Sie dies als Vorstufe zur Beseitigung des E-Mail-Clutters.
Abbestellen
Durchsuchen Sie Ihren Posteingang und suchen Sie nach Newslettern, Werbe-E-Mails, Einkaufsbenachrichtigungen usw. Öffnen Sie jede Nachricht und fragen Sie sich, ob diese E-Mail wirklich für Sie von Nutzen ist – können Sie diese Informationen auf andere Weise erhalten?
Wenn ja, denken Sie darüber nach, sich abzumelden. Melden Sie sich von so vielen Listen wie möglich ab. Eine weitere Möglichkeit zur Reduzierung besteht darin, E-Mail-Benachrichtigungen von Facebook, Twitter und LinkedIn zu deaktivieren. Warum müssen Sie jedes Mal eine E-Mail erhalten, wenn Sie einen neuen Follower gewinnen? Durch die Reduzierung dieser automatisierten Nachrichten können Sie den Lärm in Ihren E-Mails reduzieren. Auf diese Weise ist es tatsächlich wichtig, was tatsächlich in Ihrem Posteingang landet.
Auf diesen Prozess gehe ich im kostenlosen ausführlicher ein Ninja-Kit per E-Mail senden Ressource, einschließlich vorgeschlagener Suchbegriffe und Anleitung zum schnellen Abbestellen.
Senden Sie weniger E-Mails
Eine Möglichkeit, die Menge an E-Mails, die Sie erhalten, zu reduzieren, besteht darin, die Menge der von Ihnen gesendeten E-Mails zu reduzieren. Für mich bedeutet das, niemals auf „Allen antworten“ zu klicken. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, ist dies eine sichere Garantie dafür, dass Sie im Gegenzug eine exponentielle Anzahl an E-Mails erhalten – E-Mails, die Sie durchsuchen müssen, um Aktionspunkte oder wichtige Informationen zu finden.
Bevor ich eine E-Mail verschicke, frage ich mich, ob dies besser mit einem kurzen Anruf oder einer SMS erledigt werden könnte. In gewisser Weise verschiebt das Senden einer E-Mail nur ein Gespräch, das Sie gerade führen könnten.
Wenn Sie keine andere Wahl haben, als eine E-Mail zu senden, halten Sie sie kurz und prägnant. Im Gegenzug erhalten Sie wahrscheinlich etwas Kurzes und Prägnantes. Wenn Sie einen Roman schreiben, erwarten Sie keine prägnante Antwort.
Organisieren
Ein Ratschlag, den ich allen meinen Kunden gebe, ist, dass die Organisation nicht erst dann beginnt, wenn es ein Chaos gibt. Wenn Sie ein neues Projekt oder eine neue Korrespondenz starten, die viele E-Mails generieren wird, richten Sie sofort einen Ordner oder eine Bezeichnung für dieses Projekt ein – warten Sie nicht, bis fünf oder zehn Nachrichten im Umlauf sind, bevor Sie ein Zuhause für sie erstellen.
Wenn Sie über Gmail verfügen, können Sie diesen gesamten Organisationsprozess sogar automatisieren, sodass Sie E-Mails nicht mehr manuell in den entsprechenden Ordnern ablegen müssen (mehr dazu im E-Mail-Ninja-Kit).
Sie können sich dafür entscheiden, nicht beerdigt zu werden
Ständig in E-Mails versunken zu sein, ist eine Entscheidung – kein Leiden. Indem Sie erkennen, dass Ihre aktuellen Methoden und Handlungen zum digitalen Durcheinander in Ihrem Leben beitragen, und neue Techniken anwenden, können Sie zu einem Leben mit weniger digitalem Durcheinander gelangen.
Wie wirkt sich die digitale Unordnung durch E-Mails auf Ihre Produktivität aus? Ihr Unternehmen? Dein Leben? Lass es uns in den Kommentaren wissen.
Ethan Waldman hilft Menschen dabei, im Einklang mit der Technologie zu leben und zu arbeiten Cloud Coach-Blog . Im Moment nutzen viele Leute sein kostenloses Ninja-Kit per E-Mail senden um sich aus der E-Mail-Hölle zu befreien.